Ресурсный планировщик

Ресурсный планировщик — инструмент для управления загрузкой сотрудников и команд в проектах. Он позволяет

• распределять задачи между исполнителями и командами с учётом:
  • оценки трудозатрат по задачам;
  • доступного рабочего времени сотрудников;
  • текущей загрузки.
• контролировать занятость через тепловые карты загрузки, чтобы не допускать и оперативно выявлять перегрузки.

Для использования ресурсного планирования предварительно необходимо:

1. Для задач создать пользовательское поле с названием "Команда" и символом "team". Тип поля "Пользователь";
2. Добавить созданное пользовательское поле "Команда" в используемые типы задач;
3. Для пользователей создать пользовательское поле с названием "Персональный рабочий план" и символом "workload". Тип поля "Строка";
4. Создать группу (-ы) пользователей, добавить в группу участников, указав процент доступности их рабочего времени для этой группы. В текущем контексте Группа = Команда;
5. Добавить созданную группу (-ы) в проект в качестве участника, в котором вы будете осуществлять ресурсное планирование.

Просмотр ресурсного планировщика

Чтобы посмотреть ресурсный планировщик, выберите проект в левом меню. Сохранённые ресурсные планировщики будут доступны в верхнем меню:

Основные элементы ресурсного планировщика

1. Список исполнителей

В левой части ресурсного планировщика отображаются все участники проекта, кого можно назначить исполнителем в задачах (Определяется по роли и праву "Стать исполнителем/ответственным". Подробнее о ролях и правах можно прочесть в статьях "Роли и права").

По умолчанию исполнители сгруппированы по группам = командам. Группировку можно убрать, изменив режим отображения - "По командам" или "По исполнителям".

В группировке "Не назначен" отображаются задачи, в которых не назначен исполнитель.

В группировке "Команда не назначена" отображаются задачи, в которых не назначена команда.

2. Календарь и ячейки

В центральной части по горизонтали показаны недели и дни. Диапазон дат настраиваемый:

• По умолчанию период = квартал;
• Быстрый переход к текущей дате;
• Переход к предыдущему / следующему периоду;

В ячейках указывается:

• 1-я строка. Планируемая загрузка в часах. Рассчитывается как сумма оценок времени по всем задачам за день;

• 2-я строка. Свободное рабочее время. Рассчитывается как разница между доступным рабочим временем и запланированной загрузкой;

• 3-я строка. Доступное рабочее время:

  - для пользователей расчет основывается на проценте доступности участника для команды (настраивается при добавлении в группу);

  - для команд расчет основывается на проценте доступности всех членов команды, имеющих право быть исполнителем/ответственным по задачам.

Цвета двух верхних ячеек сигнализируют о состоянии:

• Зелёный — исполнитель или команда загружены в пределах нормы;
• Желтый — предупреждение: исполнитель или команда близок к перегрузке. Отображается, если загрузка превышает 84% от доступного времени;
• Красный — исполнитель или команда перегружены, то есть загрузка больше доступного времени.

В нижних строках календаря отображаются карточки задач.

• Клик по задаче показывает окно деталей задач. В нем можно просмотреть и отредактировать параметры задачи, а также распределение общей оценки времени задачи по датам.

3. Бэклог

В правой части отображается бэклог незапланированных задач. В нем отображаются задачи без даты начала и/или окончания.

Вы можете перетаскивать задачи на исполнителя и конкретную дату для назначения и планирования задачи. По умолчанию назначается продолжительность 5 рабочих дней. Вы можете изменить продолжительность, потянув за границу задачи, в окне деталей задачи или в самой карточке задачи.

Изменить размер бэклога можно потянув влево за границу столбца:

4. Панель настроек

• Настройка отображаемых колонок для бэклога;
• Настройка сортировки задач для бэклога;
• Фильтрация задач по любым полям.

Создание ресурсного планировщика

Вы можете создать любое количество ресурсных планировщиков, настроив их под свои нужды. Для этого нажмите на кнопку "+ Вид" и выберите "Ресурсный планировщик":

В появившемся окне укажите его название и публичность. Их можно будет изменить в любой момент:

Далее нажмите кнопку "Сохранить".

Если в проекте уже есть ресурсный планировщик, создайте новый, нажав "Создать новый":

Редактирование ресурсного планировщика

В списке ресурсных планировщиков откройте контекстное меню. Доступные функции:

• Открыть в новой вкладке;
• Скопировать ссылку;
• Изменить название - необходимо вписать новое название планировщика на место старого названия;
• Сделать публичной/приватной - изменить настройки видимости. При изменении публичности ресурсный планировщик переместится из раздела Мои приватные в Публичные или наоборот. Если один из разделов еще не был создан, он появится автоматически;
• Добавить ресурсный планировщик в избранное;
• Создать копию ресурсного планировщика;
• Удалить ресурсный планировщик.

Копирование ресурсного планировщика

В контекстном меню выберите "Создать копию". Все настройки копируются, а новый ресурсный планировщик будет назван как исходный с добавлением слова "Копия" и появится в разделе Мои приватные. Название и приватность можно изменить.

Удаление ресурсного планировщика

Чтобы удалить ресурсный планировщик, выберите "Удалить" в контекстном меню доски.

В появившемся окне подтвердите действие: