Что такое регламент и как его составить

В крупных компаниях система адаптации часто более продуманная и проходит поэтапно. Это позволяет новым сотрудникам плавно входить в работу и вливаться в коллектив. А вот в малых и средних организациях часто пренебрегают таким подходом, думая, что сотруднику можно рассказать все и сразу. И этого будет достаточно.

На самом деле это ошибка, которая способна лишить компанию опытного специалиста из-за того, что он не сможет стать частью команды по причине постоянного дискомфорта. Решить эту проблему быстро и экономно можно при помощи регламентов. В статье расскажем, что это такое и как их вводить в работу.

Что такое регламент?

Регламент — это свод правил, объясняющий новым сотрудникам, как взаимодействуют подразделения и отдельные специалисты в организации, а также на каких принципах построена работа в офисе компании либо удаленно.

Упростите адаптацию сотрудников с регламентами в METEOR

Регламенты экономят до 40% времени руководителей и HR-специалистов, избавляя от рутинных объяснений. В METEOR вы можете:

• Создавать структурированные регламенты в WIKI за час
• Автоматически знакомить сотрудников с правилами компании через базу знаний
• Обновлять документы в один клик — все изменения мгновенно доступны команде

Начать работу в METEOR бесплатно →

Какие бывают регламенты и для чего они нужны

В большинстве компаний сотрудники проходят онбординг, то есть адаптацию на новом месте и вступление в должность. В этот период человеку нужно дать большое количество информации об организации. Чтобы он все запомнил и не запутался в массе данных, используют регламенты.

Они содержат все необходимые сведения, которые помогут сотруднику на первых порах преодолевать возникающие трудности. Например, кому написать, если нужно взять отпуск за свой счет или несколько дней поработать удаленно.

Регламенты делают работу предприятия более организованной, сотрудники не отвлекаются по мелочам. Также документ позволяет быстро решать конфликты без привлечения начальства.

Регламенты бывают нескольких видов. Расскажем о них подробнее.

Административные регламенты

К административным регламентам относят нормативно-правовые акты, которые используются в основном в государственных учреждениях. Они помогают бороться с коррупцией, превышением должностных полномочий и контролировать деятельность госслужащих.

Технические регламенты

Используются чаще на производствах, где важно обеспечивать безопасность коллектива, бесперебойную работу оборудования и защиту окружающей среды. Такие регламенты содержат правила работы на предприятии, стандарты и нормы выполнения производственных задач.

Регламенты компаний

Содержат правила и принципы работы в конкретной организации, права и обязанности сотрудников и руководства. Эти документы лучше составлять заранее, чтобы работа была более контролируемой.

Как составить свой регламент и что там писать

Качественный регламент должен содержать комплекс данных, нужных для продуктивной работы. Составляется он поэтапно:

1. Определите цель. Ответьте себе на вопросы — для чего нужен регламент? Какие проблемы он решает?

2. Опишите участников и их роли. Важно определить кто и за что будет отвечать в рабочем процессе.

3. Разбейте процесс на этапы. Укажите порядок действий, используя простую формулу: кто, что и когда делает, и с кем при этом взаимодействует.

4. Укажите ключевые правила и стандарты. Сотрудники должны понимать, как выполнять конкретные задачи, какие требования к работе выдвигаются, в какие сроки она должна быть выполнена и по каким критериям качества будет оцениваться.

5. Добавьте в приложение схемы процесса. Визуализация ускоряет понимание задачи.

6. Определите контроль и ответственность. Укажите, кто проверяет выполнение работы, что делать сотруднику при возникновении ошибок или вопросов.

7. Обозначьте инструменты и ресурсы. Укажите, какие системы, шаблоны, файлы стоит использовать для выполнения работы.

METEOR помогает хранить данные в одном месте. Достаточно создать один общий WIKI-документ и добавить в него страницы с информацией, которая может быть полезна сотрудникам.

Состав регламента зависит от особенностей конкретной компании. Важно определить, какие именно рабочие процессы нуждаются в подробном описании. Приведем несколько наглядных примеров.

Работа на удаленке

В этом случае важно указать, как происходит взаимодействие между коллегами. А именно как, когда и кому сотрудник должен отчитываться о проделанной работе. Также стоит перечислить ситуации, когда кого-то из коллег либо руководство нельзя беспокоить, а когда можно обращаться свободно.

Эта часть регламента может выглядеть так:

Конец рабочего дня:

В конце рабочего дня сотрудник должен отчитаться перед проджект-менеджером и руководителем проекта о проделанной работе. Сделать это нужно в письменной форме по почте или в информационной системе. Необходимо указать объем выполненных заданий, все ли было сделано в срок. Если какие-то задачи переносятся на другой день, об этом тоже обязательно нужно рассказать.

Выходные и отпуска

Обязательно стоит прописать этот пункт, особенно если ваша организация работает в официальные государственные праздники и выходные дни. Посмотрите, как страна будет отдыхать в текущем году, и укажите, когда компания работает. Например, на 8 марта.

Что касается отпусков, регламент может выглядеть так:

Отпуска:

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в течение 28 календарных дней. Их можно разбить на две или три части. Но длительность одного отпуска не должна превышать двух недель.

Также важно учитывать следующие факторы:

• График отпусков на будущий год составляется каждой службой для своих сотрудников отдельно и согласовуется начальником отдела. Далее составленный график передается через электронную почту кадровому отделу, который до конца текущего года должен составить общий график отпусков в компании и отдать на утверждение директору предприятия. Сотрудники могут ознакомиться с графиком отпусков через информационную систему после его утверждения.
• В противном случае об отпуске нужно уведомить за 21 до того, как вы планируете им воспользоваться. Для этого согласуйте график со своим непосредственным руководителем и напишите заявление в кадровый отдел. Директор компании утвердит ваш отпуск или предложит изменения в течение 2 рабочих дней. После чего документы будут оформлены в кадровом отделе, а сотрудника поставят в известность об отпуске не позднее чем за 14 дней до его начала.
• На время отпуска передайте свои проекты сотруднику, который готов вас заменить, не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Уведомьте руководителя за 2 недели о выбранной кандидатуре.

Также стоит уточнить, кто отвечает за составление графиков отпусков, к кому обращаться, если уже согласованные даты нужно изменить.

Коммуникации

Здесь важно уточнить, в каком виде выстроена коммуникация в вашей организации — вертикальном или горизонтальном. А также кому можно написать в случае возникновения проблем или вопросов.

Регламент по введению в работу нового сотрудника может выглядеть так:

Пример:

1. Введение нового сотрудника в команду
   1. В первый рабочий день новый сотрудник получает доступ к корпоративным каналам связи через систему автоматического учета пользователей. Ответственный за выдачу доступов: Администратор ИТ-инфраструктуры.
   2. Непосредственный руководитель организует вводную встречу с коллегами в течение первого рабочего дня. Встреча проводится в формате видеоконференции или лично и длится не более 30 минут. Цель: представление нового сотрудника, обсуждение его роли и зоны ответственности.
2. Первичная коммуникация с коллегами
   1. После вводной встречи новый сотрудник добавляется в соответствующие рабочие чаты и каналы согласно своей специализации.
   2. Для быстрого знакомства с ключевыми контактами новый сотрудник получает документ «Карта контактов», где указаны:
      • Руководитель проекта — основной контакт для вопросов по текущим задачам.
      • Ментор — сотрудник, назначенный для помощи в адаптации (первые 2 недели).
      • HR-менеджер — для вопросов по оформлению, политике компании и трудовым условиям.
3. Процедура обращения при возникновении трудностей
   1. При возникновении технических проблем сотрудник обязан: Описать проблему в чате #техническаяподдержка, указав:
      • Тип проблемы (например, «нет доступа к Jira»).
      • Скриншот ошибки (если применимо).
      • Время возникновения проблемы.
   2. Если проблема требует срочного решения, допускается личное обращение к Администратору ИТ-инфраструктуры через корпоративный мессенджер.

Внедрение и контроль исполнения

Когда составление чернового варианта регламента закончено, важно дать ключевым сотрудникам с ним ознакомиться. Пусть коллеги изучат документ и укажут на возможные недочеты либо внесут свои предложения. После всех правок регламент утверждается руководством.

В первое время нужно контролировать его соблюдение коллективом. Можно устроить проверку на знание норм регламента. Также необходимо ознакомить с документом тех сотрудников, которые только начинают работу в компании.

Важно, чтобы регламент всегда был актуален и включал только действующие правила и нормы. Если в нем будет содержаться устаревшая или ложная информация, сотрудники быстро перестанут доверять этому документу и пользоваться им. А свои ответы будут пытаться находить у коллег, что создаст заминки в рабочем процессе и может привести к возникновению конфликтов. Хорошее решение — назначить ответственного. Этот человек будет следить за соблюдением регламента, вносить правки и уведомлять коллектив об обновлениях.

Используя наши рекомендации, вы сможете внедрить и эффективно применять регламенты в своей повседневной работе. А сделать процесс удобным и понятным поможет METEOR.