Дедлайн

Дедлайн — современный термин, который у многих специалистов вызывает нервный смех. А все потому, что в сознании людей данное понятие тесно связано с горящими сроками, стрессом и авралами на работе. Но при грамотном подходе этот инструмент может быть очень полезен. В статье расскажем о плюсах дедлайнов и о том, как все успевать.

Что такое дедлайн

Дедлайн дословно с английского переводится как «линия смерти». Этот термин появился в 1860-х годах в США и использовался работниками тюрем для обозначения зоны, куда нельзя приближаться заключенным. В XX веке понятие перекочевало в издательское дело и подразумевало дату, до которой журналист должен сдать материал в печать.

Сегодня термин «дедлайн» широко используется во многих отраслях и означает крайний срок выполнения задания. Это понятие стоит в центре тайм-менеджмента. Игнорирование дедлайнов грозит финансовыми или репутационными потерями, поэтому научиться соблюдать их без лишнего стресса важно каждому человеку.

Кроме того, дедлайны помогают поддерживать профессиональную дисциплину и самоорганизацию, увеличивают продуктивность работы и повышают конкурентоспособность.

Какие бывают дедлайны

Дедлайны преследуют человека не только на работе, но и в обычной жизни. Например, когда приходит уведомление, что нужно оплатить мобильный счет, иначе завтра оказание услуг будет приостановлено.

О каком бы направлении ни шла речь, дедлайны делятся на такие виды:

• Фиксированные, которые не подлежат переносу. Обычно задачи привязаны к какой-то значимой дате, например, Новому году. Поэтому выполнение задания позже обозначенного времени будет неактуально.
• Плавающие, когда у задачи нет четкого срока завершения. Например, разработка обновления для приложения. Его нужно сделать быстро, но, если оно выйдет с задержкой, программа не перестанет работать.
• Открытые. По сути это значит отсутствие дедлайна. Задача может быть выполнена когда угодно, главное — качество. В основном это касается творческих профессий.

Также есть дедлайны внутренние, которые существуют внутри компании и устанавливаются для координации работы коллектива. И внешние — самые строгие, определяются клиентами или надзорными органами. За нарушение внешних дедлайнов часто приходится платить штраф.

Преимущества и недостатки дедлайнов

Важно знать, что эффективность дедлайна, как и всякого инструмента, прямо зависит от следующих факторов:

• Способность руководителя понимать возможности своей команды и грамотно распределять задачи.
• Умение сотрудников продуктивно организовывать рабочее время.

К плюсам дедлайнов относят:

• мотивацию персонала — сотрудники соглашаются, что работу определенной сложности нужно закончить к заданному сроку, поэтому сразу начинают действовать;
• уменьшение стресса — четкое распределение времени помогает сохранить спокойствие, выполнять задания в комфортном темпе и эффективно структурировать процесс;
• гарантию качества — задача решается вдумчиво, а не на скорость, что позитивно влияет на итоговый результат;
• удовлетворение от работы — сотрудник ощущает важность собственного труда и хочет приносить еще больше пользы.

Когда же начальник не знает, как правильно распределять задачи в коллективе, а сотрудники не могут отстоять свое право на удовлетворительные условия труда, дедлайны приводят к следующему:

• профессиональное выгорание — человек будет ощущать постоянный стресс, если работа связана с одними авралами;
• уменьшение мотивации — осознание, что обычная работа, которую можно делать спокойно, требует перенапряжения, заставит откладывать выполнение задания;
• низкое качество труда — чтобы успеть сдать все вовремя, приходится пропускать некоторые этапы работы;
• личная неудовлетворенность — сотрудник не может показать свой настоящий уровень мастерства, потому что постоянно вынужден работать на скорость, а не на качество.

Поэтому важно находить баланс и развивать умение правильно распределять рабочее время. Не только свое, но и чужое.

В чем отличие дедлайна от редлайна

Редлайн означает время, к которому задание должно быть выполнено внутри компании. Между ним и дедлайном есть небольшой промежуток, когда что-то важное сделать уже нельзя, но остается возможность внести мелкие правки.

Это время может быть разным, в зависимости от сложности задачи. Для текстовой информации, например, неделя, а для сферы разработки — целый месяц. Также редлайн часто используется как промежуточное звено. На этом этапе может быть дан последний шанс разобраться с задачей и выполнить ее так, как требуется.

Как соблюдать дедлайны исполнителю

Чтобы работать продуктивно и без выгорания, соблюдайте такие рекомендации:

• Здраво оценивайте свои возможности.

Не стоит гнаться за количеством и набирать уйму заданий, которые потом придется делать впопыхах. Это не особо поможет выделиться перед начальством, зато вымотает вас. И в следующий раз вы даже обычное задание не сможете сделать качественно.

Если же руководитель закидывает вас срочными задачами, нужно поговорить с ним и пояснить, что вы не можете вечно работать на скорость. Попытайтесь вместе найти компромисс. Когда и это не поможет, задумайтесь о смене места.

В этом плане проще фрилансерам, которые сами определяют свою загруженность и могут уйти от нерадивого работодателя.

• Используйте пошаговое планирование.

Иногда задача выглядит слишком сложной и объемной, поэтому тяжело понять, с какой стороны к ней подойти. В этом случае поможет разделение главного задания на несколько подзадач. Так будет больше ясности, и работу получится выполнить вовремя.

• Визуализируйте.

Так вашему мозгу будет проще сосредоточиться, потому что задача перестанет казаться абстрактной. Для этого используйте стикеры, ежедневники, доски внимания и таск-трекеры.

• Применяйте технику Pomodoro.

Она предполагает, что выполнение задания надо разбить на блоки по 25 минут с перерывом в пять минут. Главное условие — работать в это время без отвлечения на другие дела.

• Организуйте рабочее пространство.

Вам должно быть удобно на рабочем месте. Уберите все отвлекающие предметы, выключите музыку (или включите на низкой громкости что-то максимально нейтральное), сделайте хорошее освещение. Это поможет сконцентрироваться и работать более продуктивно.

Научитесь управлять дедлайнами эффективно с METEOR

Соблюдение сроков — ключ к успеху в любом проекте. С METEOR вы сможете:

• Планировать задачи с четкими сроками и автоматическими напоминаниями
• Контролировать выполнение работы без лишних совещаний и переписок
• Анализировать загруженность команды и избегать «заваленных» дедлайнов
• Распределять приоритеты так, чтобы успевать главное без авралов

Попробовать METEOR бесплатно →

Как соблюдать дедлайны руководителю

Если у вас в компании множество задач с подходящим дедлайном, а сотрудники работают в бесконечном авральном режиме, значит, управление построено неправильно.

В этом случае следует воспользоваться такими рекомендациями:

• Давайте понятные задания.

Это не значит, что они должны быть простыми. Но каждая задача должна включать весь объем информации, который может понадобиться сотруднику для ее выполнения. Иначе работник будет тратить время на поиск данных, изучение документации, обращение к коллегам.

Поэтому при постановке задачи указывайте, что обязательно нужно учесть, какие варианты решения можно использовать, чего делать не надо и к кому обращаться, если возникают вопросы.

• Учитывайте личные предпочтения.

Любой специалист лучше других разбирается в какой-то одной сфере. Как правило, это связано с личными интересами. Поэтому старайтесь по возможности давать работнику задания, учитывающие привлекательные для него направления.

Например, если человек совсем не разбирается в нейросетях, не стоит его заваливать работой, связанной с ИИ. По крайней мере, пока он не пройдет обучение.

• Реально оценивайте сроки.

Сделать задание по щелчку пальцев невозможно. На любую задачу требуется время. Даже если работа срочная, оцените, сколько времени можно дать сотруднику, чтобы сделать ее не только быстро, но и качественно.

• Ставьте дедлайн с запасом.

Психологически человеку свойственно сдавать работу в последний момент или даже с опозданием. Поэтому лучше заложить в сроки выполнения задачи несколько лишних дней. Это поможет исправить недочеты, если они будут, или «потушить пожары».

• Контролируйте работу.

Периодически узнавайте, на какой стадии находится выполнение задания. Делайте это тактично, чтобы не казалось, будто вы считаете сотрудника некомпетентным. Показывайте, что вы переживаете за проект в целом. Это поможет вовремя заметить трудности с выполнением задачи, если такие будут.

Стратегии и инструменты планирования и управления временем

Чтобы эффективно справляться с задачами в срок, следуйте таким рекомендациям:

• Используйте иерархию задач. При помощи матрицы Эйзенхауэра разделите задания по срочности и сложности. Трекер METEOR поможет сделать работу более организованной.
• Применяйте технику time-blocking. Это простой и понятный метод повышения личной производительности, основыванный на принципе выделения фиксированных блоков времени под реализацию задач и планов. Техника позволит правильно распределить рабочее время под каждую задачу.
• Пользуйтесь тайм-трекерами. Они полезны, чтобы понять, сколько времени нужно на выполнение задания. После этого можно составить план работ.
• Работайте сосредоточенно. Не стоит переключаться между задачами слишком часто, это снижает концентрацию и эффективность работы.
• Делегируйте. Отдавайте некоторые задачи коллегам, особенно если они специалисты в конкретной отрасли. Это повысит продуктивность.

Трекер METEOR помогает управлять временем, визуализировать и контролировать готовность задач. Для этого можно использовать канбан-доски, фльтры представлений, индикаторы просроченных задач и прочие инструменты. Обращайтесь, чтобы узнать больше о сервисе и сделать работу комфортной.